BAB 2
PENGEMBANGAN SISTEM
1. PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM
Pengembangan sistem dapat berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan/memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu:
1. Adanya permasalahan-permasalahan (problems) yang timbul di sistem yang lama, dapat berupa:
a. Ketidakberesan
Ketidakberesan dalam sistem yang lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan, yang dapat berupa:
- Kecurangan disengaja yang menyebabkan tidask amannya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin
- Kesalahan yang tidak disengaja yang juga dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin
- Tidak efisiennya operasi
- Tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang teah ditetapkan
- Pertumbuhan organisasi
Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan lain sebagainya.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)
Dengan berkembangnya teknologi, maka organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi/efisiensi waktu sangat menentukan berhasil/tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan yang ada.
3. Adanya instruksi-instruksi (directives)
Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah.
Indikator-indikator yang menyebabkan sistem yang lama harus diperbaiki, ditingkatkan bahkan diganti keseluruhannya, antara lain :
| · Keluhan dari pelanggan | · Kehilangan kesempatan kompetisi pasar |
| · Pengiriman barang yang sering tertunda | · Kesalahan-kesalahan manual yang tinggi |
| · Pembayaran gaji yang terlambat | · Persediaan barang yang terlalu tinggi |
| · Laporan yang tidak tepat waktu | · Pemesanan kembali barang yang tidak efisien |
| · Isi laporan yang sering salah | · Biaya operasi yang tinggi |
| · Tanggung jawab yang tidak jelas | · File-file yang kurang teratur |
| · Waktu kerja yang berlebihan | · Keluahan dari supplier karena tertundasnya pembayaran |
| · Ketidakberesan kas | · Bertumpuknya back-order (tertundanya pengiriman karena kurang persediaan barang) |
| · Produktivitas tenaga kerja yang rendah | · Investasi yang tidak efisien |
| · Banyak pekerja yang menganggur | · Peramalan penjualan dan produksi tidak tepat |
| · Kegiatan yang tumpang tindih | · Kapasistas produksi yang menganggur (idle capacities) |
| · Tanggapan yang lambat terhadap pelanggan | · Pekerjaan manajer yang terlalu teknis |
Dengan telah dikembangkannya sistem yang baru, maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan di sistem yang baru, yaitu meningkatkan :
a. Performance (kinerja)
Peningkatan terhadap kinerja sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari throughput (jumlah dari pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu dan response time (rata-rata waktu yang tertunda di antara dua transaksi/ pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
b. Information (informasi)
Peningkatan terhadap kualitas informasi yagn disajikan
c. Economy (ekonomis)
Peningkatan terhadap manfaat-manfaat/keuntungan-keuntungan/ penurunan-penurunan biaya yang terjadi
d. Control (pengendalian)
Peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang dan akan terjadi
e. Efficiency (efisiensi)
Peningkatan terhadap efisiensi operasi.
f. Services (pelayanan)
Peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem
2. PRINSIP PENGEMBANGAN SISTEM
1. Sistem yang dikembangkan untuk manajemen
Sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen.
2. Sistem yang dikemabangkan adalah investasi modal yang besar
Sistem informasi yang dikembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir, maka setiap investasi modasl harus mempertimbangkan:
a. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi
b. Investsi yang terbaik harus bernilai
3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya maupun dalam proses operasinya.
4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahap kerja dan melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya. Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi kerja yang baik, maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan.
5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut
Langkah-langkah tidak harus urut, tetapi dapat dikerjakan secara bersama-sama. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan tahap yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti bahwa semua output haru dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan serentak.
6. Jangan takut membatalkan proyek
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem
Dokumentasi dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu sendiri masih dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja tiap-tiap langkah di pengembangan sistem.
3. ALAT DAN TEKNIK PENGEMBANGAN SISTEM
Alat-alat pengembangan sistem yang berbentuk grafik diantaranya adalah sebagai berikut :
a. HIPO diagram.
b. Data Flow diagram.
c. Structured chart.
d. SADT diagram.
e. Warnier/Orr diagram.
f. Jackson’s diagram.
Bagan diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Bagan untuk menggambarkan aktivitas (activity charting).
2. Bagan untuk menggambarkan tataletak (layout charting).
3. Bagan untuk menggambarkan hubungan personil (personil relationship charting).
4. SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI (SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES - SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb:
1. Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2. Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
3. Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4. Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
5. Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
6. Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.
Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.
5. ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
1. Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2. Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.
3. Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
4. Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.
